Kronikárske (po)rady IV.

Každý, kto sa aktívne podieľa na zapisovaní regionálnych dejín alebo dbá na to, aby sa záznam o konkrétnej udalosti či zaujímavosti navždy nestratil, sa z času na čas dostane do štádia, keď dostupná literatúra, iné printové i elektronické zdroje, ba aj registratúra s bežne používanými písomnosťami dosiahnu svoj výpovedný limit; vtedy aj kronikár musí siahnuť po matričných záznamoch a archívnych prameňoch.

IV. Kľúč k archívnym dokumentom

Archívnictvo ako odbor je jednou zo zložiek podieľajúcich sa na výkone štátnej správy a samosprávy a podlieha zákonnej úprave zakotvenej zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a doplnené viacerými novelizáciami – novelou zákona č. 216/2007 Z. z, ako aj novelou zákona č. 266/2015 Z. z. z 30. septembra 2015 a jeho ďalšou novelizáciou č. 364/2020 platnou od 1. januára 2021.

Úlohou archívov je všestranná starostlivosť o archívne dokumenty, ich odborné a vedecké spracovanie, sprístupňovanie a ich využívanie na vedecké a iné účely. Starostlivosťou o archívne dokumenty sa rozumie zhromažďovanie archívnych dokumentov od ich pôvodcov alebo získavanie od ich majiteľov, ich bezpečné uschovanie, evidencia a riadna ochrana a starostlivosť o registratúry v územnej pôsobnosti príslušného archívu.

Pod pojmom správny archív alebo medziarchív sa rozumie: a) štatutárne organizovaná stará spisovňa pod archívnym dohľadom; b) zberné spisovné stredisko predstavujúce v súčasnosti registratúrne stredisko už bežne nepoužívaných písomností a im na rovnakú úroveň stojacich dokumentov, organizované pre určité správne alebo ekonomické odvetvie (vertikálne hľadisko); c) zberné (registratúrne) stredisko pre určité územie alebo stupeň výkonu správy (hľadisko horizontálne). Na rozdiel od archívov mali správne archívy – medziarchívy dočasný charakter, lebo obsahovali dosiaľ písomnosti, ktorí neboli skartované a im na roveň stojace dokumenty.

História archívu
Prvé zmienky o archívoch v okrese Prievidza sa objavujú v roku 1784 v Bojniciach a v roku 1781 v Prievidzi. Prievidzský mestský archív v roku 1678 počas Tököliho stavovského povstania vyhorel.

Štátny archív v Trenčíne, pracovisko Archív Bojnice vznikol ako Okresný archív v Prievidzi a v rokoch 1953 – 1990 bol zariadením Okresného národného výboru v Prievidzi. Okresný archív v Prievidzi (od roku 1975 Štátny okresný archív v Prievidzi, neskôr so sídlom v Bojniciach) sídlil vo viacerých budovách. V rokoch 1978 – 1982 bola v Bojniciach, na Tehelnej ulici, postavená nová účelová budova okresného archívu. Na základe zákona o archívoch a registratúrach, ktorý vstúpil do platnosti 1. januára 2003, bol ako štátny okresný archív vyňatý spod riadenia Okresného úradu v Prievidzi a začlenený pod Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky ako pobočka Štátneho archívu v Nitre.

Ostatnou novelizáciou zákona sa stal archív v Bojniciach od 1. novembra 2015 pracoviskom novovytvoreného Štátneho archívu v Trenčíne. Pracovisko v Bojniciach vykonáva predarchívnu starostlivosť pre orgány verejnej správy, právnické osoby zariadené štátnymi orgánmi a orgánmi samosprávy, ale aj právnické osoby sídliace na území okresu Prievidza, zároveň preberá archívne dokumenty od pôvodcu alebo vlastníkov, vedie ich evidenciu, ochraňuje ich a sprístupňuje.

Podmienky prístupu k archívnym dokumentom
Každý má právo na prístup k archívnym dokumentom uloženým v archíve a k archívnemu informačnému systému, archív umožňuje prístup k archívnym dokumentom za účelom:

• bádania spočívajúceho v oboznamovaní sa s ich obsahom a v posúdení, či príslušný archívny dokument je vhodný na vedecký účel, pre ktorý sa bádanie uskutočnilo,
• štúdia spočívajúceho v jednorazovom, alebo dlhšom skúmaní ich obsahovej a formálnej stránky,
• vyhotovenia odpisu, výpisu, potvrdenia a kópie archívneho dokumentu.

Žiadateľ v žiadosti o prístup k archívnym dokumentom formou odpisu, výpisu, potvrdenia alebo kópie uvedie:

• meno a priezvisko
• rodné číslo
• adresu trvalého pobytu a adresu prechodného pobytu
• druh a číslo preukazu totožnosti, žiadateľ preukazuje totožnosť občianskym preukazom
• údaje o požadovanom archívnom dokumente, ktoré sú známe
• presný účel využitia požadovaných archívnych dokumentov
• meno, priezvisko a adresu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby, na potreby ktorej žiada o prístup k archívnym dokumentom.

Pravidlá v bádateľni

1. Bádateľovi sa umožňuje štúdium archívnych dokumentov v bádateľni archívu alebo prostredníctvom elektronických služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky (ďalej len ,,ministerstvo“).
2. Bádateľ sa pri každej návšteve bádateľne zapíše do knihy návštev bádateľne.
3. Bádateľ pred začatím štúdia vyplní bádateľský list.
4. Bádateľovi sa umožní základné údaje o archívnych dokumentoch získať z evidencie archívu, ktorú tvoria evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, z archívnych pomôcok (sprievodca, inventár, katalóg, register) a z ďalších tematických databáz archívu.
5. Bádateľ pred začatím štúdia vyplní bádateľský list a žiadanku o poskytnutie požadovaných archívnych dokumentov. Žiadanka sa pripája k bádateľskému listu ako doklad o poskytnutých a vrátených archívnych dokumentoch. Bádateľ môže požiadať zamestnanca archívu o konzultáciu pri vyhľadaní a spresnení údajov o archívnych fondoch a zbierkach k téme štúdia.
6. Bádateľ musí odovzdať zamestnancovi archívu archívne pomôcky v pôvodnom fyzickom stave.
7. Bádateľ môže svoju žiadosť o prístup k archívnym dokumentom formou štúdia zaslať archívu vopred poštou, elektronickou poštou alebo prostredníctvom elektronických služieb ministerstva. V závislosti od formy žiadosti sa odvíja termín i spôsob predloženia archívnych dokumentov na štúdium. Archív bádateľovi denne priebežne poskytne štúdium najviac päť úložných jednotiek archívnych dokumentov (škatúľ, kníh, fasciklov, kotúčov mikrofilmu) alebo päť jednotlivín (listiny, mapy, audiovizuálne archívne dokumenty) alebo päť inventárnych jednotiek v rozsahu maximálne piatich škatúľ.
8. Bádateľovi, ktorý požiada o prístup k elektronickým archívnym dokumentom alebo k ich elektronickým kópiám formou štúdia prostredníctvom elektronických služieb ministerstva, sa prístup umožní elektronicky v množstve podľa odseku 1 v jeho osobnom prostredí. Do osobného prostredia bádateľa vytvoreného v elektronickom archíve ministerstva sa nezasielajú také elektronické archívne dokumenty a ich elektronické kópie, ktoré sú zverejnené vo webovom sídle elektronického archívu ministerstva.
9. Bádateľ môže použiť informácie, ktoré získal z archívnych dokumentov, iba na účely uvedené v bádateľskom liste. Bádateľ je povinný vo svojich vedeckých alebo iných prácach (scenáre, články) uviesť názov archívu, názvy využitých archívnych fondov a zbierok, signatúry archívnych dokumentov, ako aj názvy archívnych pomôcok a mená zostavovateľov archívnych pomôcok, z ktorých získal informácie.
10. Bádateľ zodpovedá za ochranu archívnych dokumentov poskytnutých na štúdium. Bádateľ nesmie meniť obsah a fyzický vzhľad archívnych dokumentov ich označovaním, podčiarkovaním, prečiarkovaním, vymazávaním alebo vpisovaním do nich. Nesmie ich krčiť, trhať, skladať a spínať. Bádateľ nesmie jednotlivé strany archívnych dokumentov obracať navlhčenými prstami. Nesmie sa opierať o archívne dokumenty alebo klásť na ne osobný počítač (iné informačné a komunikačné technológie), poznámkový blok alebo voľné listy papiera. Nesmie meniť usporiadanie archívnych dokumentov.
11. Bádateľ môže archívne dokumenty alebo úložné jednotky s archívnymi dokumentmi klásť iba na stôl a nesmie ich klásť na podlahu bádateľne.
12. Výpisy a poznámky z archívnych dokumentov možno vykonať len obyčajnou ceruzkou strednej tvrdosti.
13. Bádateľ môže v bádateľni používať vlastné reprografické zaradenia (fotografický prístroj, filmový prístroj, xerox, skener, mobilný telefón a pod.) iba na základe udeleného súhlasu riaditeľa archívu, o ktorý musí vopred požiadať. Súhlas na ich použitie bude bádateľovi udelený, len ak to umožňujú prevádzkové podmienky v bádateľni.
14. Bádateľ musí po každej bádateľkej návšteve zamestnancovi archívu odovzdať archívne dokumenty v pôvodnom fyzickom stave a usporiadaní o počte, v akom mu ich zamestnanec archívu predložil. Zamestnanec archívu vždy kontroluje vrátené archívne dokumenty v prítomnosti bádateľa. Ak zamestnanec archívu zistí, že došlo k porušeniu pôvodného usporiadania archívnych dokumentov, bádateľ musí tento nedostatok na mieste odstrániť. Ak zamestnanec archívu zistí odcudzenie alebo poškodenie fyzického stavu archívnych dokumentov alebo zmenu počtu, archív to hodnotí ako hrubé porušenie bádateľského poriadku podľa § 15 ods. 4 zákona č. 395/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov.
15. Ak bádateľ nezačne študovať do 7 kalendárnych dní od poskytnutia archívnych dokumentov, po tomto termíne budú archívne dokumenty vrátené do depotu. Elektronické archívne dokumenty a ich elektronické kópie sú sprístupnené v osobnom prostredí bádateľa 30 kalendárnych dní odo dňa ich zaslania archívom; po tomto termíne sa v elektronickom archíve ministerstva prístup k zaslaným elektronickým archívnym dokumentom a ich elektronickým kópiám automaticky zruší.

Pravidlá používania vlastných reprografických zariadení

1. Bádateľ smie v bádateľni archívu používať vlastné reprografické zariadenia na vyhotovenie kópií iba na základe písomnej žiadosti, ktorú schvaľuje riaditeľ archívu. V žiadosti uvedie osobné údaje (meno, priezvisko, adresa), názov archívneho fondu alebo zbierky, ukladaciu jednotku (škatuľa, inventárne číslo), druh použitého reprografického zariadenia (digitálny fotoaparát, klasický fotoaparát a pod.), účel vyhotovenia kópií, zverejnenie na internete a záväzok dodržať ustanovenie § 15 ods. 3 a 4 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z., týkajúce sa bádateľského poriadku archívu. Pri vyhotovovaní kópií sa nesmie používať blesk a iné prídavne svetlá. Archív poskytuje túto službu za cenu uvedenú v Cenníku služieb archívov, do ktorého môže bádateľ nazrieť v bádateľni archívu.
2. Pri použití vlastného reprografického zariadenia archív bádateľovi poskytne denne päť archívnych škatúľ alebo päť jednotlivín alebo päť kusov mikrofilmov a z časopiseckej a novinovej zbierky päť zväzkov novín alebo časopisov.
3. Pri porušení pravidiel sa bádateľovi ďalší súhlas na použitie vlastného reprografického zariadenia neudelí.

Použitá literatúra a zdroje:
DOBROTKOVÁ, Marta. Vývoj archívov na Slovensku : Dejiny archívnictva a archívov v Európe a na Slovensku : [Vysokoškolská učebnica] [online]. Trnava : Trnavská univerzita, 2022. 110 s. ISBN 978-80-568-0494-0. Dostupné na internete: <https://ff.truni.sk/sites/default/files/dokumenty/katedry/kkj/TRUNI_VYVOJ_ARCHIVOV_NA_SLOVENSKU.pdf>.

Bádateľský poriadok Štátneho archívu v Trenčíne a jeho pracovísk Archívu Považská Bystrica a Archívu Bojnice [online]. Ministerstvo vnútra SR, 2017. Dostupné na internete: <https://www.minv.sk/swift_data/source/verejna_sprava/sa_v_trencine/sa_v_trencine/Badatelsky_poriadok_SA_Trencin_15122017.pdf>.

[KOTIANOVÁ, Zuzana]. Štátny archív v Trenčíne, pracovisko Archív Bojnice - história aj súčasnosť [online]. Ministerstvo vnútra SR, 2021. Dostupné na internete: <https://www.minv.sk/swift_data/source/verejna_sprava/statny_archiv_v_trencine_prac_archiv_bojnice/o_nas/SATN_pABojnice.pdf>.

KOTIANOVÁ, Zuzana. Bojnický archív sa stal pracoviskom Štátneho archívu v Trenčíne [online]. MY Horná Nitra SME, 2016. Dostupné na internete: <https://myhornanitra.sme.sk/c/20120475/bojnicky-archiv-sa-stal-pracoviskom-statneho-archivu-v-trencine.html>.

Pripravili: Mgr. Miroslava Kováčová, Jozef Pekár